Otrzymaliśmy ciekawy głos w dyskusji na temat usprawnień informatycznych w sądach powszechnych, który to list za zgodą Autora publikujemy. Przyznajemy, że podobnie jak Autor – korespondując z sądami za pośrednictwem ePUAP odnosimy wrażenie, że po drugiej stronie ta forma traktowana jest bardziej jako utrudnienie niż usprawnienie kontaktu, a przekazywanie skanów pism zamiast odpowiedzi oryginalnie podpisanych niestety jest standardem. Prezes musi podpisać ręcznie, jakiś pracownik zeskanować, dołączyć i wysłać. Czy to jest usprawnienie i cyfryzacja? Zapraszamy do lektury listu dziękując Autorowi za podzielenie się swoimi refleksjami.
Postanowiłem napisać kilka słów na temat informatyzacji sądów i w ogóle ich funkcjonowania. Kiedy czytam informacje Ministerstwa Sprawiedliwości o informatyzacji sądów i usprawnianiu ich funkcjonowania wywołuje to u mnie spore emocje, mimo iż już od trzech lat nie jestem związany zawodowo z wymiarem sprawiedliwości.
Moim zdaniem wszystko to, co robi Ministerstwo Sprawiedliwości nie usprawnia pracy sądów. W kwestii informatyzacji sądów te wszystkie działania są podejmowane w niewłaściwej kolejności. To są jakieś pozorne akcje, które mają pokazać, że praca w sądach jest usprawniana i unowocześniana.
W pierwszej kolejności informatyzację sądów należałoby rozpocząć od stopniowej elektronizacji postępowań i odchodzenia od papierowych akt spraw. Wtedy pozostałe działania miałyby jakiś sens. Co z tego, że nagrywamy rozprawy, skoro te nagrania na płytach CD trafiają do papierowych akt spraw. Tak na marginesie – jest to ogromny problem dla archiwistów, ponieważ trzeba odpowiednio przechowywać akta, aby nie uszkodzić płyty. Teoretycznie także co 5 lat zawartość płyt powinna być zgrywana na nowe nośniki. Problem powstaje także przy niszczeniu akt, ponieważ często trzeba wyciągać płyty z akt podczas niszczenia. Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentacji mielą papier, a nośniki muszą być niszczone osobno. To także generuje dodatkowe koszty niszczenia dokumentacji. Trzeba przy tej okazji zaznaczyć, że już kilkanaście lat temu utworzono Centralne Archiwów Protokołów Elektronicznych, do którego miały trafiać nagrania rozpraw. Jestem ciekawy, ile faktycznie protokołów elektronicznych tam trafiło.
Kolejnym pozornym działaniem usprawniającym pracę sądów jest doręczanie pism przez portal informacyjny. To również nie ma racji bytu, gdy mamy papierowe akta spraw. Z tego co się orientuję to doręczanie jest tylko przekazaniem skanu papierowego pisma.
W ogóle chyba najsłabszym ogniwem sądów jest możliwość kontaktu elektronicznego z sądem. Ostatnio z racji działań naukowych kontaktowałem się z sądami poprzez platformę ePUAP. W odpowiedzi otrzymywałem skan pisma przekazany drogą mailową. To nie powinno tak funkcjonować. Sąd powinien wysyłać przez ePUAP pisma opatrzone podpisem elektronicznym. Taki skan pisma podpisanego przez prezesa czy dyrektora nie ma większej wartości prawnej i jest niezgodny z KPA.
Zastanawiam się też po co wprowadzono w sądach EPO skoro i tak w sądach drukuje się dowody doręczenia i włącza do akt sprawy. W ogłoszeniach o pracę do biura podawczego w określaniu zadań spotkałem się także z czynnością rozdzielania zwrotnych potwierdzeń odbioru co wskazuje, że zwrotne potwierdzenia odbioru nadal są w formie papierowej.
Co ciekawe w sądach nie wprowadzono chociażby systemu EZD do elektronicznego zarządzania dokumentacją, głównie dla dokumentacji administracyjnej. W harmonogramie wdrażania systemu EZD RP, który obejmie całą administrację państwową sądy są ujęte na szarym końcu. Oznacza to, że nadal w sądach będzie dominował papier. Dopóki nie odejdziemy w sądach od papieru nie będzie można mówić o cyfrowej rewolucji. Co z tego, że księgi wieczyste są w formie elektronicznej, skoro większość dokumentów trzeba składać w formie papierowej. Nie ma nawet możliwości składania dokumentów drogą elektroniczną. To są absurdy wymiaru sprawiedliwości.
Jako archiwista czytając o wprowadzanych nowych narzędziach informatycznych zawsze zwracam uwagę na kwestie przepisów kancelaryjnych. W każdej instytucji podstawowym dokumentem określającym zasady postępowania z dokumentacją, bez względu na formę jej wytworzenia, jest instrukcja kancelaryjna. W mojej ocenie w sądach się o tym nie pamięta wprowadzając nowe narzędzia informatyczne. Wprowadzając nowe możliwości kontaktu z obywatelami należałoby dostosować przepisy kancelaryjne. To moim zdaniem powinno także nastąpić w prokuraturach, gdzie wprowadzono zupełnie nowy system i nowe zasady zarządzania dokumentacją.
Jako archiwistę moje oburzenie wywołuje także kwestia zatrudniania w sądach archiwistów. Obszar organizacji archiwum określa Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych. Stanowi ono w 2. rozdziale, że powinno być utworzone w strukturze sądu archiwum zakładowe. W większości sądów archiwiści są przypisani do oddziałów administracyjnych i są zatrudniani na bardzo różnych stanowiskach. Niewiele jest przypadków, gdy funkcjonuje archiwum zakładowe, którym zarządza kierownik archiwum. Osobiście byłem pracownikiem oddziału administracyjnego, chociaż mówiono mi, iż w sądzie jest archiwum zakładowe. Jednak formalnie nigdy nie powstało. Myślę, że warto byłoby się temu przyjrzeć. Co ciekawe w sądach mówi się też często o archiwum ksiąg wieczystych, co jest dla mnie zupełnie niezrozumiałe. Trzeba nadmienić, że także Ministerstwo Sprawiedliwości zwracając się o ilość dokumentacji przechowywanej w archiwach sądów traktuje księgi wieczyste jako osobne archiwum. Ostatnio także w Sądzie Rejonowym dla Warszawy-Mokotowa spotkałem się z ogłoszeniem o pracę do Archiwum Ksiąg Wieczystych. Pragnę także zaznaczyć, iż aktualnie nie ma żadnych przepisów regulujących kwestie przechowywania w sądach ksiąg wieczystych i dokumentacji przekazywanej przez notariuszy i stanowiących, iż Wydziały Ksiąg Wieczystych to także archiwum ksiąg wieczystych.
Mimo, że już nie pracuję w sądzie, kwestie związane z funkcjonowaniem wymiaru sprawiedliwości są dla mnie istotne. Jest tak choćby w związku z moimi zainteresowaniami naukowymi, które dotyczą funkcjonowania sądów w kontekście zarządzania dokumentacją.
Moim zdaniem sądy wymagają reformy, ale głównie w kontekście ujednolicenia wewnętrznej struktury, ujednolicenia stanowisk, szkolenia pracowników w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją i przestrzegania normatywów kancelaryjnych, stopniowego odchodzenia od papierowych akt spraw i wprowadzania narzędzi informatycznych, które faktycznie usprawnią pracę i ułatwią kontakt obywatela z sądem. Wprowadzając nowe systemy repertoryjno-biurowe należy pamiętać też o właściwej archiwizacji danych dotychczasowego systemu, ponieważ system ten tak jak kiedyś papierowe repertorium ma kategorię A i dane powinny być przechowywane wieczyście.
Imię i nazwisko Autora do wiadomości redakcji.
Poglądy autorów publikowanych tekstów nie muszą pokrywać się z poglądami redakcji ani poglądami Wydawcy.
